Política de privacidad

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (PTDP) es adoptada por RAMOS SOLUTIONS S.A.S. en cumplimiento del régimen colombiano de protección de datos personales y habeas data (Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y Decreto 1377 de 2013).

Esta política aplica a todos los datos personales recolectados por Ramos Solutions S.A.S. a través de su plataforma web www.konvoka.co, aplicaciones móviles, la protección de acceso a streaming, venta de boletos y cualquier otro canal de interacción con sus usuarios, clientes, organizadores de eventos y aliados comerciales.

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Este documento constituye la Política de Tratamiento de Datos Personales (PTDP) de Ramos Solutions S.A.S. y es de obligatorio cumplimiento para toda la organización y sus encargados del tratamiento. Al utilizar los servicios de Konvoka, el titular acepta los términos de esta política.

Para los efectos de esta política se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012. Los términos más relevantes para el Titular son:

Titular Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Responsable del Tratamiento Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso de Konvoka, es RAMOS SOLUTIONS S.A.S. Tratamiento Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Dato Sensible Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos, o que revelen el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas o la orientación política.

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma Konvoka es:

• Razón social: RAMOS SOLUTIONS S.A.S., operando bajo la marca comercial Konvoka
• NIT: 901.555.950-2
• Naturaleza jurídica: Sociedad por Acciones Simplificada, constituida conforme a la Ley 1258 de 2008
• Dirección de notificación: Carrera 77 #65A-08, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico general: [email protected]
• Correo electrónico de privacidad: [email protected]
• Teléfono: +57 322 224 9481
• Sitio web: www.konvoka.co

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactar directamente al área de Privacidad de Konvoka a través de los canales indicados anteriormente.

Ramos Solutions S.A.S. se encuentra actualmente exenta de la obligación de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme al Decreto 090 de 2018, por no superar los umbrales de activos allí previstos. En caso de que dicha exención deje de aplicar, procederá a la inscripción correspondiente. Esta exención se refiere únicamente al deber de registro: Ramos Solutions S.A.S. cumple en todo caso las obligaciones sustanciales de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y respeta los derechos de los titulares descritos en esta política.

Konvoka recolecta diferentes categorías de datos personales según el tipo de interacción que el Titular tenga con la plataforma. A continuación se detallan las categorías:

4.1 Datos de identificación

• Nombre completo
• Número de cédula de ciudadanía o documento de identidad equivalente
• Fecha de nacimiento
• Fotografía de perfil (opcional)

4.2 Datos de contacto

• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono celular o fijo
• Dirección física (para facturación o entrega de boletos físicos, cuando aplique)
• Ciudad y departamento de residencia

4.3 Datos de navegación

• Dirección IP
• Tipo y versión de navegador web
• Sistema operativo y tipo de dispositivo
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Fuente de referencia (cómo llegó a la plataforma)

4.4 Datos transaccionales

• Historial de compras y boletos adquiridos
• Métodos de pago utilizados (no almacenamos datos completos de tarjetas; este proceso lo gestiona nuestra pasarela de pagos, PaymentsWay Solutions S.A.S.)
• Información de facturación
• Historial de reembolsos o cancelaciones

4.5 Datos de uso y preferencias

• Eventos visitados y favoritos guardados
• Categorías de eventos de interés
• Preferencias de notificación
• Interacciones con contenidos de la plataforma

Ramos Solutions S.A.S. trata los datos personales de sus titulares para las siguientes finalidades, agrupadas según su naturaleza:

(a) Ejecución del servicio

• Procesar la compra y pago de boletos para eventos presenciales y virtuales.
• Emitir y enviar boletos electrónicos al comprador.
• Generar y validar códigos QR para el acceso a eventos.
• Gestionar el acceso a contenidos de streaming para eventos virtuales o híbridos.
• Administrar la cuenta del usuario y sus preferencias dentro de la plataforma.
• Procesar solicitudes de reembolso, cambio de fecha o cancelación conforme a los términos y condiciones.

(b) Comunicación

• Enviar confirmaciones de compra, recibos y comprobantes de pago.
• Notificar sobre cambios en eventos adquiridos (hora, lugar, cancelación, reprogramación).
• Enviar recordatorios previos a los eventos.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).

(c) Mejora del servicio

• Realizar análisis estadísticos y de comportamiento para mejorar la plataforma.
• Personalizar la experiencia del usuario con recomendaciones de eventos.
• Llevar a cabo estudios de mercado y encuestas de satisfacción.
• Detectar y corregir errores técnicos en la plataforma.

(d) Cumplimiento legal

• Dar cumplimiento a obligaciones legales, fiscales y contables.
• Prevenir, detectar e investigar fraudes, lavado de activos y otras actividades ilícitas.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de control.
• Mantener registros contables conforme a la normativa tributaria colombiana.

(e) Marketing (con autorización previa)

• Enviar comunicaciones sobre promociones, descuentos y ofertas especiales.
• Informar sobre eventos similares a los que el usuario ha adquirido con anterioridad.
• Realizar campañas segmentadas de publicidad digital.

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Las comunicaciones de marketing solo se enviarán a titulares que hayan otorgado autorización expresa para ello. El titular puede revocar esta autorización en cualquier momento a través de la configuración de su cuenta o solicitándolo a [email protected].

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De conformidad con la Ley 2300 de 2023, las comunicaciones de marketing se enviarán exclusivamente en los siguientes horarios: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. No se enviarán comunicaciones de marketing los domingos ni en días festivos nacionales. El Titular puede inscribirse en el Registro de Números Excluidos ("No Llame") para no recibir comunicaciones comerciales.

(f) Control de acceso y seguridad en eventos

• Verificación de identidad y titularidad en el ingreso a eventos: solicitar y verificar el documento de identidad del asistente al momento del acceso al evento, para validar la titularidad de la boleta, prevenir el fraude y la reventa no autorizada, y garantizar el control de aforo y la seguridad. Para esta finalidad, el nombre del titular se incluye en la boleta o entrada.

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho se puede ejercer, entre otros casos, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

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Aclaración sobre supresión de datos: El derecho de supresión es independiente de la licencia de contenido de los Términos y Condiciones. Al ejercerlo, Konvoka eliminará los datos personales; el contenido anonimizado o agregado que ya no contenga datos personales podrá conservarse.

El Titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos mediante los siguientes canales habilitados por Ramos Solutions S.A.S.:

Canales de atención

• Correo electrónico: [email protected]
• Correspondencia escrita: Carrera 77 #65A-08, Bogotá D.C., Colombia (dirigida al área de Privacidad y Protección de Datos)
• Teléfono: +57 322 224 9481 (horario hábil de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.)

Información requerida para la solicitud

Para tramitar su solicitud, deberá suministrar:

• Nombre completo y número de documento de identidad del Titular.
• Descripción clara y precisa de los datos personales sobre los que se solicita el ejercicio del derecho.
• Documentos que soporten la solicitud, de ser necesario.
• Datos de contacto para recibir respuesta (correo electrónico o dirección física).
• En caso de actuar como causahabiente, acreditar tal calidad.

Tiempos de respuesta

• Consultas: Konvoka dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: Konvoka dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Si considera que Ramos Solutions S.A.S. no ha atendido satisfactoriamente su solicitud, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura de Protección de Datos Personales, una vez haya agotado los canales de atención de Konvoka. Para mayor información: www.sic.gov.co.

Ramos Solutions S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que son necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre las medidas implementadas se encuentran:

• Cifrado en tránsito: toda la comunicación entre los navegadores de los usuarios y los servidores de Konvoka se realiza mediante protocolos TLS/SSL.
• Bases de datos seguras: los datos se almacenan en bases de datos con acceso restringido, protegidas por firewalls y sistemas de control de acceso.
• Control de acceso: el acceso a los datos personales está limitado al personal que necesita conocerlos para desempeñar sus funciones laborales, bajo el principio de mínimo privilegio.
• Auditorías periódicas: Konvoka realiza evaluaciones de seguridad y auditorías técnicas de forma regular para identificar y corregir vulnerabilidades.
• Acuerdos de confidencialidad: todos los colaboradores y terceros que tienen acceso a datos personales suscriben acuerdos de confidencialidad y están sujetos a obligaciones contractuales de protección de la información.
• Monitoreo continuo: se implementan herramientas de monitoreo y detección de amenazas para identificar accesos no autorizados o comportamientos anómalos.

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A pesar de las medidas de seguridad implementadas, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de datos es completamente seguro. En caso de que ocurra una brecha de seguridad que comprometa datos personales, Ramos Solutions S.A.S. se compromete a: (i) reportar el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los términos establecidos por dicha entidad para el reporte de incidentes de seguridad; (ii) notificar a los titulares afectados sin dilación indebida cuando la brecha represente un riesgo alto para sus derechos y libertades; y (iii) documentar internamente todos los incidentes de seguridad, sus efectos y las medidas correctivas adoptadas.

Para la prestación de sus servicios, Ramos Solutions S.A.S. puede transferir o transmitir datos personales a terceros que actúan como Encargados del Tratamiento. En todos los casos, se garantiza que dichos terceros ofrezcan niveles de protección adecuados o que medien contratos que establezcan obligaciones equivalentes a las previstas en la Ley 1581 de 2012.

Terceros receptores de datos

• PaymentsWay Solutions S.A.S. — Pasarela de pagos (agregador autorizado). Recibe los datos necesarios para autorizar y procesar transacciones con tarjetas débito y crédito (Visa, Mastercard, Amex, Diners) y medios de pago alternativos como PSE, Nequi, Daviplata y Bre-B. Opera bajo estándares PCI DSS y, como agregador, comparte los datos estrictamente necesarios con la entidad financiera adquirente y las franquicias de pago para el procesamiento y la prevención del fraude. El tratamiento de tus datos por parte de PaymentsWay se rige por su propia Política de Tratamiento de Datos de PaymentsWay.
• Proveedores de correo electrónico transaccional (Resend) — Utilizados para el envío de correos de confirmación, notificaciones de eventos y comunicaciones de servicio.
• Servicios de almacenamiento en la nube (MinIO / AWS S3) — Para el almacenamiento seguro de archivos, imágenes de eventos y documentos generados por la plataforma.
• Proveedores de analítica — Para el análisis del comportamiento de usuarios en la plataforma con fines de mejora del servicio. Los datos se procesan de forma anonimizada o seudonimizada cuando sea posible.

Transferencias internacionales

Algunos de los proveedores listados se encuentran ubicados fuera del territorio colombiano. En estos casos, Ramos Solutions S.A.S. aplica las salvaguardas exigidas para las transferencias internacionales de datos, garantizando que el país receptor cuente con niveles de protección adecuados o que medie autorización expresa del Titular o contrato con cláusulas de protección equivalentes.

Konvoka no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios de dichos terceros sin autorización previa y expresa del Titular.

Ramos Solutions S.A.S. suscribe contratos de encargo con cada tercero receptor de datos, que garantizan la confidencialidad y seguridad de la información y su devolución o destrucción al finalizar la relación.

Ramos Solutions S.A.S. puede recolectar datos biométricos (como el reconocimiento facial o la lectura de huellas dactilares) para la validación de identidad durante el proceso de check-in en eventos presenciales, como alternativa o complemento a la validación por código QR. Este tratamiento solo se realizará:

• Con la autorización expresa, previa e informada del Titular.
• Cuando el organizador del evento habilite esta funcionalidad y el asistente la acepte voluntariamente.
• Cumpliendo las medidas de seguridad reforzadas exigidas para este tipo de datos.

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El suministro de datos sensibles es completamente voluntario. Ningún titular está obligado a proporcionar datos sensibles para acceder a los servicios básicos de Konvoka. La negativa a suministrar datos sensibles no afectará el acceso a las funcionalidades principales de la plataforma.

Ramos Solutions S.A.S. no recolecta de forma intencional datos personales de personas menores de 18 años de edad. La plataforma está diseñada para ser utilizada por personas mayores de edad.

Si Konvoka detecta que ha recolectado, sin querer, datos personales de un menor de edad sin el consentimiento verificable de sus padres o representantes legales, tomará medidas inmediatas para eliminar dicha información de sus sistemas, conforme a lo establecido en la normativa vigente.

En el caso de eventos que permitan la asistencia de menores de edad, la compra de boletos para dichos menores deberá ser realizada por sus padres, tutores o representantes legales, quienes asumen la responsabilidad por los datos suministrados. En estos casos, el responsable legal del menor otorga la autorización de tratamiento en nombre del titular menor de edad, de conformidad con el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

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Si usted es padre, madre o tutor de un menor de edad y cree que su hijo ha proporcionado datos personales a Konvoka sin su consentimiento, por favor contáctenos de inmediato a [email protected].

Ramos Solutions S.A.S. utiliza cookies y tecnologías similares (como píxeles de seguimiento, almacenamiento local y balizas web) para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico de la plataforma, personalizar contenidos y con fines de marketing (cuando aplique autorización).

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el navegador o dispositivo del usuario al acceder a la plataforma. El usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies, aunque esto puede afectar algunas funcionalidades de la plataforma.

Para una descripción detallada de los tipos de cookies que utilizamos, su finalidad, duración y cómo gestionarlas, consulte nuestra Política de Cookies.

Ramos Solutions S.A.S. conservará los datos personales de los titulares durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política, y en todo caso, durante los períodos exigidos por la normativa aplicable.

Los criterios para determinar el período de conservación incluyen:

• Vigencia de la relación comercial: mientras el Titular mantenga una cuenta activa en la plataforma y durante el período posterior necesario para resolver reclamaciones o disputas pendientes.
• Obligaciones legales: los datos de carácter contable y tributario se conservarán conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario y la normativa comercial colombiana (mínimo diez años).
• Prevención de fraude: cierta información puede conservarse por períodos adicionales para prevenir fraudes o actividades ilícitas.

Períodos específicos de conservación

• Datos de cuenta (perfil, preferencias): durante la vigencia de la cuenta más dos (2) años adicionales tras su eliminación.
• Datos transaccionales (compras, pagos, facturación): diez (10) años conforme al Estatuto Tributario y normativa comercial.
• Datos de navegación y cookies: conforme a los plazos indicados en la Política de Cookies (máximo dos años para cookies persistentes).
• Datos biométricos: máximo veinticuatro (24) horas tras la validación del check-in del evento, salvo requerimiento legal.
• Logs de seguridad: seis (6) meses.
• Datos de marketing (preferencias de comunicación): durante la vigencia de la cuenta o hasta que el Titular revoque su autorización.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los plazos legales aplicables, Ramos Solutions S.A.S. procederá a la supresión o anonimización de los datos personales, de modo que no sea posible la reidentificación del titular.

Ramos Solutions S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios legislativos, cambios en sus servicios o mejoras en sus prácticas de privacidad.

Cuando los cambios sean sustanciales y afecten los datos ya recolectados, Konvoka informará a los Titulares y recabará nuevamente su autorización cuando sea requerido por la normativa.

La versión más actualizada de esta política estará siempre disponible en www.konvoka.co/privacy. Se recomienda a los Titulares revisar esta página periódicamente para estar informados sobre cómo se protegen sus datos personales.

Para cambios no sustanciales, la notificación se realizará a través del Aviso de Privacidad publicado en la plataforma o mediante correo electrónico a los Titulares registrados.

La autoridad competente para la protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura de Protección de Datos Personales.

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea de atención: 601 587 0000 (Bogotá)
• Línea gratuita nacional: 01 8000 910 165
• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección: Carrera 13 # 27-00, Bogotá D.C., Colombia

Los Titulares tienen derecho a presentar quejas y reclamos ante la SIC cuando consideren que Ramos Solutions S.A.S. ha incurrido en una violación de sus derechos o del régimen de protección de datos personales. Sin embargo, la SIC solo conocerá de estas quejas una vez el Titular haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante Ramos Solutions S.A.S., conforme al procedimiento descrito en la Sección 7 de esta política.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de febrero de 2026 y deroga cualquier política anterior sobre la misma materia.

La base de datos sobre la que recae esta política tendrá vigencia indefinida, en tanto Ramos Solutions S.A.S. continúe desarrollando su objeto social y mientras el titular no ejerza su derecho de supresión o revocación de la autorización, en los términos previstos en la normativa aplicable y en esta política.

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RAMOS SOLUTIONS S.A.S. — NIT: 901.555.950-2
Carrera 77 #65A-08, Bogotá D.C., Colombia
[email protected] | Versión vigente desde febrero de 2026